小規模公司各項費用報銷制度

小規模公司各項費用報銷制度

一、 總則

　　1、 為加強公司成本費用及資金的管理，規范報銷付款時的作業流程，特制定本制度

　　2、本制度根據相關的財經制度及公司的實際情況，分別說明報銷相關的借款流程及各項費用具體的財務報銷制度和付款流程;現將費用分為兩部分：日常費用和其他專項費用，以下分別說明日常費用報銷及其他專項費用支付的相關制度及流程

　　3、本制度適用公司全體人員(包括管理人員)。

二、 日常費用報銷規定

　　1、 日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、業務招待費、培訓費、資料費等。在一個預算期間內，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。

　　2、 報銷時間：每兩周報銷一次，無特殊原因，報銷時間為周五，其他時間不予報銷。特殊情況另行處理,報銷人員需在報銷日前一天將報銷單交于財務，如錯過報銷日，到下個報銷日方可報銷。

　　3、 報銷時由報銷人(經辦人)填寫報銷單。

　　4、 報銷單填寫。

　　4.1報銷單據填寫應力求整潔美觀，不得隨意涂改;

　　4.2在空白粘貼單上將原始報賬憑證按小票在下、大票在上的要求，從右至左呈階梯狀依次粘貼，各票據應均勻貼在粘貼單上;整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致;若報銷票據面積大小相同或相似(如車票等)，需有層次序列粘貼; 報銷單據金額、類型相同的(如車票等)，應盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列;報銷票據在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額;報銷事項應與報銷發票相對應;報銷單和粘貼單要上下整齊，不可錯位。

　　4.3報銷單椐各項目應填寫完整，大小寫金額要一致，并經財務、總經理批準才有效;報銷單據不得涂改，粘貼好后需仔細核對金額

　　4.4粘貼過程中應區別費用性質(如：交通費、住宿費、餐飲費、招待費、辦公費等)分類粘貼，便于歸類計算和整理。

　　4.5報銷單據一律用黑色簽字筆填寫;填寫時要字跡工整清晰、不得潦草及涂改;當事人在填寫”報銷單”時，應遵照”實事求是、準確無誤”的原則，將費用的發生時間、地點、發生原因、發生金額及相關人員等明細列于報銷單右側備注欄內，并在報銷人處簽署報銷人的名字

　　4.6填制報銷單時，須將發票和收據作為原始憑證分開報銷, 不得將發票與收據混合報銷

　　5、 市內交通費規定：相關人員外出辦事原則上乘坐公交車或地鐵，需出現以下情況方可乘坐出租車：

　　1、公交車、地鐵無法抵達目的地的或者不在服務時段的;

　　2、時間確實迫切，急需趕時間的;

　　3、其他必須乘坐出租車的情況 (如攜帶重物等);

　　4、其他無論何種原因報銷出租車費的均須經總經理審批過的報銷單，否則不予報銷;

　　5、費用報銷流程：報銷人(經辦人)整理報銷單據并填寫對應費用報銷單→ 須辦理申請的應附批準后的申請單→部門總監審核簽字→會計簽字審核→總經理審批→出納報銷費用。

三、 其他專項費用的付款流程

　　1、專項費用主要包括軟件、固定資產及辦公用品的購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費、人員招聘費用、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他公司相關費用等。

　　2、申請：如需購置物品或公司有其他待辦事項，應先提出書面申請，并經領導簽字批準方可執行。

　　3、簽訂合同：如需簽訂合同，由直接負責人與合作方簽訂正式合作合同，(合同簽訂前填寫合同申批單并由部門總監審核、法律顧問審核、財務簽字、總經理審批、加蓋公司公章，合同應注明付款方式等)。

　　4、付款流程

　　4.1購買的商品或服務驗收無誤或合同執行完畢，經相關責任人確認后，經辦人憑發票及已審批的申請單或合同等資料，按規定填寫付款申請單

　　4.2按審批程序審批：主管部門總監審核簽字→ 財務審核 →總經理審批;

　　4.3出納根據審批后的付款申請單金額付款;

　　4.4付款方式為銀行轉賬支付

　　4.5若需提前借款，應按規定辦理借支手續，并在7個工作日內辦理報銷手續。

　　4.6付款后須及時跟合作商索取發票交于財務。

四、報銷或付款時的原始憑證

　　1、采購固定資產和辦公用品所取得的發票;

　　2、業務招待費所取得的賓館發票、酒店及餐館發票等;

　　3、出差時所取得的車票、船票、機票、住宿發票等相關票據;

　　4、其他各項費用所取得發票;

　　5、報銷人應取得真實合法的原始憑證;

　　6、報銷人員因特殊原因確實不能取得合法憑證時，允許以普通收據報銷;收據需蓋章(若無章，需提供收據并用其他發票代替)，對于既沒發票，也沒收據的，需說明原因方可;(原則上必須提供發票，特殊情況不能取得發票時依據本條款)私自用其他無關票據代替的無效，不得給予報銷;

　　7、經簽字審批的申請單或合同。

五、關于借款

　　1、公司人員因公需要借款時，應合理預計所需金額并填寫借款單(借款單在財務處領取)經財務、總經理審批。

　　2、借款人持審批后的”借款單”到財務部，根據公司的資金狀況、出納確定是否予以支付。若支付，應按照批準金額予以支付。

　　3、借款人借款后必須及時報銷。借款不得超過7天，差旅費借款必須在返回公司上班之日起5天內報銷。(特殊情況除外)

　　4、借款人在事項完成之后要及時報銷，原則是前賬不清，后賬不借。

五、其他相關規定

　　1、如屬現金支付的日常費用，經辦人在取得發票之后，應在十個工作日內辦理報銷手續，差旅費用以出差人員回公司時為取得發票時間，最遲不得超過發票開出時間的45天，其他費用均以對方開具發票時間為準。

　　2、報銷單據必須直接交到財務部人員手中，不得隨意丟放。

　　3、員工在書寫大寫金額時一律按標準字書寫，如書寫錯誤不得報銷、付款。

　　4、原始票據遺失一律不得報銷;商場、超市所購物品報銷時要附購物原始小票清單，如無原始購物清單一律不得報銷。

　　5、員工在填寫報銷單或付款申請單時不得出現涂改液修改的現象。

　　6、發票的收款人名稱要正確和完整，開具公司全稱，要加蓋開具單位的發票專用章。

　　7、所有報銷發票金額必須大于或等于所報銷金額，如果所附發票金額小于報銷金額則不予報銷

　　8、審核人對報銷憑據的合法性、真實性、合理性認真復核，無誤后方可簽字;財務人員在 收到報銷單據后應審核報銷單據是否填寫、粘貼規范，是否經過有效批準，所附單據是否合法合規等，對符合要求的報銷單據應及時審核并經總經理審批后交與出納付款，對不符合要求的應退回報銷人并向報銷人說明退回理由。

　　9、必須經相關人員簽字審核無誤后，出納人員方能付款。

　　六、本財務管理制度是公司管理制度，制度解釋權屬于公司財務部。

　　七、本制度經法律規定的民主程序審議通過后交公司總經理審批簽署，并向全體員工公告后實施。