• 對賬單的標準格式/公司對賬單是什么意思

    時間:2022-07-16 來源:西安 點擊次數:2245

      在合同履行完畢、項目結束后,對方遲遲未支付款項,收款方要通過司法途徑解決時,容易出現糾紛,例如對方不承認已經收到貨物,或者對數量、價格有爭議。此時,提前簽訂對賬單就顯得格外重要。對賬單,最初常見于金融領域,一般是以電子或紙質的賬單體現。目前,在金融之外的其他行業,都廣泛使用對賬單的形式固定事實,以免產生誤會和爭議。在實踐中,對賬單并無固定格式,甚至沒有統一的稱謂,如《買賣合同司法解釋》就將其稱之為“對賬確認函、債權確認書”。在法律上,對賬單的格式并不重要。務實地說,“黑貓白貓,抓到耗子就是好貓”。評價一份對賬單的質量,就要看它對固定事實、平息紛爭產生了多大的作用。一份考慮周全的對賬單,足以讓我們啟動訴訟程序時如虎添翼。

    那么,在制作對賬單時,有哪些地方值得重點注意呢?鑒于各行業情況不同,我們以最常見的買賣合同貨款對賬為例。

    1雙方名稱應當精確

      對賬單將來可能是起訴的關鍵證據,雙方名稱千萬不可使用簡稱。要耐著性子、不怕麻煩,把雙方或各方的全稱一字不落地寫上去。除了寫清楚名稱之外,我們建議將公司的統一信用編碼、個人的身份證號也一并注明。如果此前已經簽訂過合同,甲方或乙方的稱謂可以與合同保持一致。如果此前尚未簽訂合同,則沒有硬性要求。

    2援引合同及編號

      對賬的范圍,可能是此前一個季度或者一年的賬目。因為對賬單的側重點在款項事實的確認,而在訴訟時,法官需要審理的不僅僅是款項,首先還是需要結合雙方的合同。制作對賬單,應契合法官審案的思維,把合同與對賬單結合起來。在對賬時,最好將此前已經簽訂合同的名稱、編號、日期備注清楚,以便形成證據鏈。

    3貨物名稱、數量、價格應當明確

      合同或口頭的約定,在履行過程中,普遍會根據實際情況有所調整。因此,對賬的一個核心目的,就是要將貨物名稱、數量、價格等實際情況,通過事后簽署的方式固定下來。買賣合同的貨款,主要就是數量和價格。若簽署過好幾份合同,一并對賬,應當以合同內容為基本分類標準,分別書寫清楚。此外,還應備注對方已經收到貨物且無質量異議的情況。

    4區分應付、實付和未付

      貨物的名稱、數量和價格明確之后,總價款就清楚了,這是應付款的范疇。如果收貨方在對賬前已經支付過一部分,應當如實記載,計入實付部分,最終計算得出未付金額。將未付金額明確記載,這就完成了對賬單的主要內容。但還需注意,這里的金額是否含稅,要根據合同約定和雙方合意,如實記載。

    5開票情況取決于合同約定

      對賬單是否需要記載開具發票的情況,這取決于合同約定。根據相關司法裁判觀點,若合同明確約定先開票、后付款,盡管開票不是主合同義務,但仍然可能成為拒付的抗辯理由。因此若合同約定先開票,且已經開具過部分或全部發票,建議將發票開具的情況一并記載。如果合同未約定先開票,甚至于根本未提到發票事宜,則無需在對賬單節外生枝。

    6付款期限的注明

      原則上,付款日期不是對賬單的必要內容,即便不做注明,也不會產生重大影響。但在兩種情況下,仍建議在對賬單上對付款日期做出明確:①合同未約定付款期限;②合同約定的付款期限尚未到來。明確付款截止日期,可以對付款方產生道德上的督促,對于逾期利息的計算也有重要意義。

    7合同約定的補救

      除了付款期限之外,在對賬單中還可以對許多重要事項進行特別約定,以彌補合同的不足。此時,對賬單已經不純粹是對事實的確認,而同時具備補充合同、擔保合同的性質。可以在對賬單中補充約定的重要條款可以包括:①逾期付款的違約責任;②管轄法院的選擇;③擔保責任的設定(下文詳述)。

    8擔保責任的設定

      一般情況下,根據合同相對性,付款義務是由合同對方承擔。但出于付款能力的考慮,許多客戶擔心對方逃避債務,勝訴之后難以執行到財產。這些考慮,往往都是在合同簽訂之后、具體合作過程中逐漸了解到。于是,在對賬單中,就可以強化對方的付款能力。主要方式是:將關聯公司、股東、法定代表人等第三方作為連帶擔保人。

    9怎么簽署比較好?

      對賬單是給付類合同糾紛的關鍵證據,尤其是當其具備補充合同、擔保合同性質時,誰來簽署,就顯得極其重要。落款簽署,只能是對方公章以及具體經辦人簽字,公司印章和經辦人簽字缺一不可,互相不可替代。落款日期可以直接記載為對賬日期。涉及擔保條款時,需要擔保人簽字、蓋章。若系公司提供擔保,還需要出具股東會決議。

      絮叨了這么多,一份比較完善的對賬單到底長什么樣子呢?我們根據法律規定和實踐經驗,做出了下列兩份模板。其中一份是表格形式,另一份是文字形式。

      表格形式的對賬單,適用于對賬項目較多的情況。可以清晰展示不同的合同對應的貨物品類、數量、價格。

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